Bakermat Vastgoedscan Beheer en Onderhoud | Bakermat Vastgoedmanagement

Bakermat Vastgoedscan

Laat uw gegevens achter om toegang te krijgen tot de scan.

Naam: E-mailadres:

Scanvragen

1. Welke langetermijnvisie heeft uw organisatie op de rol van vastgoedbeheer binnen de organisatie? 2. Hoe verhoudt de huidige positionering van Beheer & Onderhoud zich tot strategische ambities? 3. Wat is de visie op regie versus uitvoering binnen de vastgoedorganisatie? 4. Hoe worden toekomstige personele capaciteiten en competenties geprognosticeerd? 5. Op welke wijze wordt vastgoedbeheer verbonden aan organisatiedoelen? 6. Hoe wordt opvolging van sleutelrollen binnen het team Beheer & Onderhoud voorbereid? 7. Bestaat er een opleidingsplan voor medewerkers in vastgoedbeheer? 8. Op welke manier vindt kennisborging plaats bij functiewisselingen? 9. Hoe is de taakverdeling en rolverdeling binnen het team georganiseerd? 10. Welke werkprocessen zijn formeel vastgelegd? 11. Hoeveel fte zijn actief in vastgoedbeheer en welke functies zijn aanwezig? 12. Welke concrete taken vallen onder het team Beheer & Onderhoud? 13. Wordt gewerkt met taak- en functieomschrijvingen per rol? 14. Op welke manier worden overdrachten en vervanging geregeld? 15. Hoe worden werkpakketten gemonitord op haalbaarheid? 16. Is er een Strategisch Vastgoedplan aanwezig dat voorziet in de komende 10 jaar? 17. Worden investeringskeuzes afgestemd op demografische en brancheinhoudelijke ontwikkelingen? 18. Hoe wordt de vastgoedstrategie gekoppeld aan duurzaamheid en klimaatdoelstellingen? 19. Wat zijn de kernwaarden van het vastgoedbeleid op concernniveau? 20. Welke scenario's worden meegenomen in strategische vastgoedplanning? 21. Is er een onderhoudsbeleid waarin kaders en spelregels voor beheer en onderhoud zijn vastgelegd? 22. Hoe worden prijs/kwaliteit-verhoudingen afgewogen in onderhoudsbesluiten? 23. Zijn er afspraken vastgelegd over de demarcatie tussen facilitair en vastgoed? 24. Op welke wijze worden investeringen in onderhoud verantwoord? 25. Is er afstemming tussen strategisch beleid en MJOP? 26. Worden objecten geclassificeerd op basis van onderhoudsniveau? 27. Hoe actueel zijn de beleidsdocumenten binnen vastgoedbeheer? 28. Op welke manier worden wijzigingen in beleid gedeeld met de uitvoerende teams? 29. Zijn verantwoordelijkheden rondom onderhoudsbesluiten eenduidig vastgelegd? 30. Worden afwijkingen in uitvoering ten opzichte van beleid geëvalueerd? 31. Hoe sluit het onderhoudsbudget aan bij de meerjaren vastgoedstrategie? 32. Welke lange termijn investeringsreserves zijn beschikbaar voor onderhoud? 33. Hoe wordt de verhouding tussen investerings- en exploitatiekosten bewaakt? 34. Wat is het beleid rondom onderhoudsbegrotingen per locatie? 35. Is er een integrale begroting waarin vastgoedkosten volledig inzichtelijk zijn? 36. Wordt er gestuurd op basis van een verplichtingenadministratie binnen onderhoud? 37. Hoe vaak vindt afstemming plaats met de financiële afdeling over realisatie? 38. Welke instrumenten worden gebruikt voor monitoring van onderhoudsbudgetten? 39. Is de begrotingsstructuur eenduidig voor verschillende soorten onderhoud? 40. Hoe worden MJOP-kosten verwerkt in jaarplannen? 41. Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van de onderhoudsbegroting? 42. Hoe wordt de uitvoering van het budget gemonitord tijdens het jaar? 43. Worden onverwachte uitgaven gecategoriseerd en verantwoord? 44. Op welke manier worden budgetoverschrijdingen hersteld? 45. Hoe wordt omgegaan met het verschuiven van posten tussen jaren? 46. Hoe wordt het MJOP gebruikt als strategisch planningsinstrument binnen uw organisatie? 47. Wat is de relatie tussen MJOP, strategisch vastgoedbeleid en meerjarenbegroting? 48. Op welke manier ondersteunt het MJOP besluitvorming op concernniveau? 49. Hoe worden duurzaamheid en energiebesparing geïntegreerd in het MJOP? 50. Is er een integrale cyclus voor herziening en actualisatie van het MJOP? 51. Wordt jaarlijks een vertaalslag gemaakt van het MJOP naar een uitvoeringsplan? 52. Hoe vindt afstemming plaats tussen MJOP en afdelingsbegroting? 53. Zijn er vaste verantwoordelijken voor het updaten van het MJOP per discipline? 54. Worden leveranciers betrokken bij het actualiseren van het MJOP? 55. Is het MJOP opgebouwd per locatie of centraal op portefeuilleniveau? 56. In welk systeem wordt het MJOP beheerd (bijv. O-Prognose)? 57. Hoe worden wijzigingen of mutaties in het MJOP verwerkt? 58. Hoe worden projectopleveringen toegevoegd aan het MJOP? 59. Worden jaarlijkse prioriteiten uit het MJOP geborgd in planning en realisatie? 60. Worden uitgevoerde MJOP-werkzaamheden geëvalueerd op inhoud en planning? 61. Welke rol speelt Beheer & Onderhoud in de integrale vastgoedprojecten van uw organisatie? 62. Hoe sluit uitvoering van onderhoud aan op de organisatiedoelstellingen? 63. Is er een visie op ketensamenwerking met leveranciers en interne diensten? 64. Hoe wordt gestuurd op integraliteit tussen projecten, onderhoud en gebruikerswensen? 65. Wordt gewerkt met prestatie-indicatoren op procesniveau? 66. Zijn de processen voor meldingen, storingen, klein onderhoud en projecten vastgelegd? 67. Hoe is de escalatielijn ingericht bij structurele klachten of problemen? 68. Worden procesafspraken periodiek geëvalueerd? 69. Hoe worden kleine projecten onderscheiden van groot onderhoud? 70. Welke taken zijn mandaat-technisch gedelegeerd aan locaties? 71. Hoe worden meldingen geregistreerd en opgevolgd (bijv. via AFAS)? 72. Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een melding of storing? 73. Wordt gewerkt met terugkoppeling naar de melder? 74. Zijn er vaste leveranciers voor standaard onderhoudswerkzaamheden? 75. Wordt gewerkt met planningen of werkordersystemen? 76. Hoe is de afstemming georganiseerd tussen vastgoedbeheer, financieel en facilitair beleid? 77. Is er een structurele samenwerking met Inkoop, ICT en Duurzaamheid? 78. Hoe wordt beleid afgestemd op strategische samenwerkingsdoelen? 79. Is er integraal overleg over vastgoedontwikkelingen met het bestuur? 80. Wat zijn de risico’s van onvoldoende interne samenwerking binnen vastgoedbeheer? 81. Zijn overlegmomenten vastgelegd tussen B&O en andere domeinen? 82. Welke afdelingen hebben structurele betrokkenheid bij vastgoedprojecten? 83. Hoe worden verantwoordelijkheden verdeeld bij projecten of verbouwingen? 84. Worden lokale initiatieven (bijv. airco’s, aanpassingen) afgestemd met B&O? 85. Hoe is samenwerking met de locatiebeheerd vormgegeven m.b.t. interieuronderhoud? 86. Zijn er formats of sjablonen voor afstemming tussen locatiebeheerder en B&O? 87. Wie is aanspreekpunt per locatie voor coördinatie van onderhoud? 88. Worden interne verzoeken geregistreerd en gescoord op prioriteit? 89. Hoe worden wijzigingen in gebruik van ruimtes doorgegeven aan B&O? 90. Hoe verloopt communicatie over geplande onderhoudswerkzaamheden? 91. Wat is de datastrategie binnen vastgoedbeheer (beheer, eigendom, koppeling)? 92. Hoe wordt datakwaliteit geborgd in vastgoedbeheer? 93. Wordt gestuurd op integratie van vastgoeddata met andere bedrijfsprocessen? 94. Hoe wordt gestuurd op één versie van de waarheid in databeheer? 95. Welke rol speelt digitalisering in de toekomst van vastgoeddata? 96. Wie is eigenaar van de vastgoeddata en verantwoordelijk voor de actualisatie? 97. Is er een vast format voor objectinformatie (huur, eigendom, m2, functies)? 98. Wordt gebruik gemaakt van een vast datasysteem (bijv. FMIS)? 99. Zijn prestatiegegevens van gebouwen onderdeel van de dataregistratie? 100. Wordt vastgoeddata gebruikt in managementrapportages? 101. Is er een actuele vastgoedlijst met eigendom, huur, metrages, functies? 102. Waar worden tekeningen, PvE's en vergunningen opgeslagen? 103. Hoe wordt registratie van inspecties, keuringen en certificaten geborgd? 104. Worden wijzigingen in vastgoed direct verwerkt in de systemen? 105. Is er een logboek of meldingssysteem per object beschikbaar? 106. Is er een lange termijn duurzaamheidsplan voor het vastgoed? 107. Hoe zijn landelijke duurzaamheidsdoelen vertaald naar uw organisatie? 108. Hoe wordt CO2-reductie geborgd in MJOP en investeringen? 109. Welke rol speelt vastgoedbeheer in de energietransitie binnen de organisatie? 110. Worden subsidies strategisch ingezet ter ondersteuning van duurzaamheidsprojecten? 111. Welke wet- en regelgeving wordt gevolgd op het gebied van duurzaamheid? 112. Wordt gewerkt met energieprestatie-inzichten per gebouw? 113. Hoe worden EED, Green Deal, DUMAVA en andere regelingen verwerkt? 114. Worden leveranciers geselecteerd op duurzame criteria? 115. Is duurzaamheid een vast onderdeel van het MJOP en jaarplan? 116. Welke gebouwen hebben een energielabel en hoe actueel zijn deze? 117. Hoe worden energiekosten en verbruik per locatie gemonitord? 118. Worden energierapporten gebruikt in besluitvorming over onderhoud? 119. Is er zicht op de status van wettelijke keuringen? 120. Wordt gebruik gemaakt van een centraal platform voor milieudata? 121. Is er een langetermijnvisie op samenwerking met onderhoudspartners? 122. Worden regiepartners betrokken bij beleidsvorming en afstemming? 123. Hoe worden prestatiecontracten strategisch ingezet? 124. Is het leverancierslandschap afgestemd op de vastgoedstrategie? 125. Wordt gestuurd op risicospreiding en continuïteit in contracten? 126. Worden leveranciers periodiek geëvalueerd op basis van prestaties? 127. Zijn KPI’s opgenomen in alle prestatiecontracten? 128. Vindt structureel overleg plaats met huisleveranciers? 129. Wordt gewerkt met raamcontracten of per project? 130. Is contractbeheer gedigitaliseerd (bijv. via een contractbeheersysteem)? 131. Is er een actueel overzicht van alle lopende contracten met leveranciers? 132. Zijn werkafspraken en contactpersonen duidelijk vastgelegd per leverancier? 133. Worden werkbonnen gekoppeld aan facturen in het systeem? 134. Hoe wordt omgegaan met klachten over leveranciersprestaties? 135. Wordt informatie uit serviceportalen van leveranciers actief gebruikt?

Inzicht in de Gezondheid van uw Vastgoedorganisatie

Vastgoedbeheer en onderhoud vormen de ruggengraat van een toekomstbestendige organisatie. Toch zien we dat veel organisaties moeite hebben met het inrichten van overzichtelijke, strategische en uitvoerbare onderhoudsstructuren. De Bakermat Vastgoedscan Beheer en Onderhoud is ontwikkeld om op een gestructureerde wijze inzicht te geven in de mate van volwassenheid en gezondheid van uw vastgoedorganisatie, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.

Waarom deze vastgoedscan?

De vastgoedscan stelt organisaties in staat om:

de huidige stand van zaken te bepalen;
interne knelpunten in processen, kennis, regie en data te identificeren;
gerichte verbeterslagen te formuleren, afgestemd op strategie, risico's en ambities.

Het doel: grip op vastgoedbeheer, verlaging van risico’s en versterking van de sturing op prestaties, compliance en duurzaamheid.

De opbouw van de scan

De scan is gebaseerd op 135 zorgvuldig opgestelde vragen en beoordeelt de organisatie op twee dimensies:

🔹 Gezondheidsscore per niveau:

Strategisch – Is er een visie op vastgoed, gekoppeld aan organisatiedoelen?
Tactisch – Zijn beleid, meerjarenonderhoud en budgettering voldoende onderbouwd?
Operationeel – Wordt er gestuurd op prestaties, storingen, contracten en naleving?

🔹 Gezondheidsscore per hoofdgroep:

Algemeen (organisatie & capaciteit)
Vastgoedstrategie en onderhoudsbeleid
Budget en exploitatie
MJOP en jaarbegroting
Bedrijfsprocessen & uitvoering
Interne samenwerking & afstemming
Vastgoeddata & informatiebeheer
Verduurzaming & compliance
Contract- en leveranciersmanagement

Score en kwalificatie

Elke vraag kent een score tussen 0–100 punten. De totaalscore bepaalt het gezondheidsniveau van de vastgoedorganisatie:

Gezondheidsscore	Score (%)	Kwalificatie	Interpretatie
0% – 20%	Zeer onvoldoende	Crisis / Ongezond	Geen grip, hoge risico’s, directe actie nodig
21% – 40%	Onvoldoende	Verbetertraject noodzakelijk	Basis ontbreekt, veel ad hoc
41% – 60%	Matig	Ontwikkelpotentieel	Fundering aanwezig, maar kwetsbaar
61% – 80%	Voldoende	Basis op orde, uitbouwen	Structuur aanwezig, verdere professionalisering mogelijk
81% – 100%	Goed	Gezonde organisatie	Regie, strategie en prestaties goed op orde

Wat levert het op?

Na afronding ontvangt u een helder resultaat:

Een overzichtelijke uitsplitsing per niveau en hoofdgroep
Een totaalscore met kwalificatie
Een advies op maat, inclusief vervolgstappen en verbetervoorstellen

Wat kan Bakermat Vastgoedmanagement voor u betekenen?

Afhankelijk van de uitkomst helpt Bakermat u met:

Een gerichte 0-meting of risicoscan
Opstellen of optimaliseren van MJOP en beleid
Inrichten van prestatiegerichte contractvorming
Coaching van interne beheerders
Implementatie van datagedreven sturing en verduurzaming
Ontwerp van regievoering en overlegstructuren

Samen zetten we de stap naar een toekomstbestendige vastgoedorganisatie met overzicht, grip en strategie.